14/11/2020 às 08h00min - Atualizada em 14/11/2020 às 08h00min

Como organizar sua semana e ser mais produtiva(o)

KELLY BASTOS (DUDI)
Bom dia! Se você é do tipo que levanta correndo na segunda-feira e quase não tem tempo para se planejar, é provável que esteja fazendo muito menos do que poderia e sofrendo com atrasos, desorganização e falta de foco.

Com uma rotina simples de planejamento semanal, você consegue manter o foco nos seus objetivos e fazer o tempo render, além de evitar distrações.

Por isso, trouxe algumas dicas que vão te ensinar a organizar sua semana e ainda te ajudar a melhorar seus hábitos. Boraaaa???

Saber como organizar a semana é um passo essencial para se tornar mais produtivo e progredir na vida pessoal e profissional. Afinal, dependemos do calendário para distribuir nossas tarefas entre dias úteis e finais de semana, e nada mais eficaz do que se planejar com base nesse período.

Quando você se dedica à organização pessoal a cada início de semana, consegue gerenciar melhor seu tempo, preparar tudo o que precisa e cumprir todas as tarefas programadas. Do contrário, a falta de planejamento pode resultar em dias caóticos, compromissos adiados e tarefas procrastinadas.

E quanto menos organizada a semana, mais distantes ficarão seus planos de ser promovido, fazer uma viagem, comprar um carro ou imóvel, alcançar a independência financeira, entre outros projetos de vida. Isso porque a única forma de atingir seus objetivos anuais e de longo prazo é ir cumprindo pequenas metas mês a mês, semana a semana. É tudo uma questão de gestão do tempo e produtividade, como veremos adiante.

Por onde começar a organizar a semana - Antes de aprender como organizar a semana, você precisa ter um planejamento pessoal claro e objetivos muito bem definidos. É a partir dessas metas mais amplas que você vai definir o que precisa ser feito durante a semana. Por exemplo, se você está buscando um aumento de salário, precisa se focar em melhorar sua qualificação profissional, assumir novas responsabilidades na empresa e ter sucesso nos projetos atuais. Logo, é provável que você tenha que fazer algum curso, participar de várias reuniões e dedicar algumas horas extras ao trabalho. Na sua organização semanal, essas tarefas ainda precisam ser conciliadas com outras atividades do dia a dia, como fazer exercícios físicos, cuidar da casa, ter momentos de lazer, fazer compras etc. Com tantas coisas a fazer, é imprescindível saber como organizar seu tempo semanalmente, mantendo sempre seus objetivos em vista. 

Qual o melhor dia para organizar a semana - Muitas pessoas deixam para organizar a semana nas primeiras horas da segunda-feira. Mas esse hábito não é muito eficaz, considerando que esse costuma ser um dia mais corrido, quando geralmente resolvemos pendências. Domingo é o dia certo para listar suas tarefas e se preparar para uma semana produtiva. Mas é claro que você não precisa sacrificar seu dia oficial de descanso e almoço em família, tampouco perder horas planejando os próximos dias úteis. Meia hora é mais que suficiente para organizar toda a sua semana, listar tarefas e ajustar os compromissos na agenda. Logo, você pode reservar um tempinho para fazer isso no domingo à noite e levantar na segunda-feira com tudo pronto e a semana organizada.

Existem formas eficazes para organizar a semana e dar conta de tudo. Se você quer realmente aprender como organizar a semana, está no caminho certo para alcançar suas metas e ter dias mais produtivos. Veja algumas maneiras de fazer isso:

1. Escolha sua ferramenta de organização - Seja qual for seu método de organização preferido, você sempre vai precisar de uma ferramenta para registrar seu planejamento. Pode ser um planner impresso, um quadro planejador, o Google Agenda, uma planilha no computador, um app de gestão de tarefas ou até mesmo um caderninho onde você anota suas metas e tarefas. Só não vale deixar seus planos apenas na memória, porque isso tende a sobrecarregar seu cérebro e quase sempre acaba em procrastinação, tarefas esquecidas e prazos perdidos. Dica: o Trello, Todoist e Evernote são ótimas ferramentas digitais para organizar suas tarefas e melhorar a gestão do tempo.

2. Defina suas metas, tarefas e compromissos - Quando estiver fazendo seu planejamento no domingo à noite, comece definindo quais serão a metas, tarefas e compromissos. 

Metas: entregar um projeto importante no trabalho até sexta-feira, concluir aquele curso online, terminar de ler um livro ou ir à academia quatro vezes na semana.

Tarefas: organizar o backup do notebook, limpar a geladeira, fazer a compra do mês no supermercado, levar as roupas na costureira, por exemplo.

Compromissos: consultas médicas, reuniões profissionais, aulas online, festas de aniversário, encontros sociais etc.

Com exceção dos compromissos, que já tem data e horário marcado, você deverá colocar prazos nas metas e tarefas e agendar conforme sua disponibilidade. Lembre-se de registrar todas as atividades de forma que você possa consultar rapidamente ao longo da semana.

3. Determine suas prioridades - Nem sempre será possível cumprir todas as tarefas e metas que você planejou para a semana. Por isso, é importante definir suas prioridades, classificando quais atividades são urgentes e importantes, quais são desejáveis e quais podem esperar até a próxima semana. Para facilitar, você pode usar cores e símbolos na sua ferramenta de organização que indiquem o grau de importância da tarefa.

4. Divida a semana em blocos de tempo - Uma estratégia útil para organizar a semana e dar conta de tudo é dividir as tarefas e compromissos em blocos de tempo. Um bloco de tempo é basicamente um período do dia que você reserva para um conjunto de atividades realizadas no mesmo contexto — ou seja, que têm ligação entre si. Esse método ajuda a vencer a lista de afazeres e manter a motivação, pois combina atividades semelhantes para estimular o cérebro. Por exemplo, você pode criar um bloco matinal que inclui acordar, tomar café, fazer uma hora de exercícios físicos, verificar seus e-mails e sair para o trabalho. Depois, o expediente pode ser dividido em blocos de trabalho concentrado com alguns intervalos, blocos para atividades administrativas (ler e responder e-mails, organizar documentos, pagar contas etc.) e blocos para descanso e atividades leves (checar redes sociais, ler notícias, fazer uma pausa para o café etc.). À noite, você pode ter um bloco dedicado ao tempo com a família, outro para os estudos e mais um para a rotina antes de dormir.

5. Escolha os melhores dias para cada tarefa - Saber como organizar a semana também requer conhecimento sobre seus dias mais ou menos produtivos. Por exemplo, a segunda-feira costuma ser um dia de acúmulo de atividades, e pode ser usada para resolver pendências rápidas. De modo geral, terça e quarta-feira são considerados “o ponto alto” de produtividade para grande parte das pessoas. Então, concentrar as tarefas e projetos que demandam mais foco nesses dias pode ser uma boa ideia. Já as reuniões e compromissos sociais combinam mais com quinta e sexta-feira. Mas é claro que são apenas sugestões, pois cabe a você avaliar quais são os melhores dias para cada tipo de atividade na sua semana.

6. Prepare-se sempre na noite anterior - Uma dica essencial para organizar melhor a semana é reservar alguns minutos à noite para se preparar para o dia seguinte.
Você pode separar a roupa que vai usar para ir ao trabalho, preparar os lanches que vai levar, reunir os documentos de que vai precisar e organizar a bolsa ou a mesa do home office, por exemplo. Essa atitude simples alivia a correria matinal, evita atrasos e faz seu dia fluir com mais tranquilidade.

7. Não se esqueça dos imprevistos - Por fim, mesmo depois de aprender como organizar a semana, você não pode se esquecer de que imprevistos acontecem. O ideal é ter alguns horários vagos e espaços entre os compromissos para dar conta dessas tarefas e eventos inesperados que sempre aparecem, como uma reunião de última hora, um acidente ou uma demanda familiar. Afinal, por mais organizado e produtivo que você seja, é impossível prever tudo — e um pouco de flexibilidade é fundamental.

Espero que tenham gostado das dicas e que iniciem a semana mais focadas (os) e organizadas (os). Bom fim e boa semana!


*Este conteúdo é de responsabilidade do autor e não representa, necessariamente, a opinião do Diário de Uberlândia.


 
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