Política de Comunicação Corporativa

É fato que, em pleno século XXI, muitas empresas e instituições, principalmente as de pequeno e médio porte, ainda não sabem o que é comunicação corporativa e, as que sabem, não empenham os esforços necessários para a implantação de uma política clara de comunicação e de alguns instrumentos para que ela seja realmente efetiva. Por outro lado, muitas empresas de grande porte, por mais que possuam os instrumentos e uma política de comunicação bem definida, parecem ter dificuldades em estabelecer quem são os atores deste processo. Em muitos casos, as médias lideranças, como supervisores, gerentes e chefes de equipes, que são os responsáveis pela comunicação direta com os demais colaboradores, ficam sem saber o que comunicar, como comunicar e por que comunicar. Então, diante dessa espécie de “vácuo comunicativo”, não se comunicam para não chamarem para si essa responsabilidade.

Já em tantas outras empresas e instituições existem todas as ferramentas e definição dos atores, porém não existe uma política de comunicação transparente e as informações são ineficazmente mantidas em segredo. Inocentemente, a alta gestão acredita que os colaboradores dos mais baixos níveis hierárquicos não saberão das coisas. Em períodos de acordos coletivos anuais de salários e benefícios, por exemplo, os funcionários ficam a par das informações através dos representantes de seus sindicatos. Os líderes não fornecem informações aos subordinados, pois a empresa não permite que eles o façam, mas o informativo do sindicato já está circulando há muito tempo, o que os coloca numa “saia justa”.

O desempenho das médias lideranças nesse quesito fica comprometido em empresas que ainda não estabeleceram claramente uma cultura de comunicação, pois não existe uma definição exata das regras que as orientarão quando da necessidade de transmitir informações consideradas “delicadas” aos liderados e demais públicos estratégicos. Diante disso, cabe ao alto comando aplicar cinco ações simples para a consolidação desta cultura, o que pode representar um passo inicial no processo de implementação ou fortalecimento de uma política de comunicação clara e consistente. Estas cinco ações são apontadas no e-book de minha autoria intitulado Fórmula da Comunicação Eficaz – O Manual Prático de Comunicação dos Grandes Líderes.

A primeira delas é ABRIR-SE para a cultura da “boa comunicação” interna. Primeiramente, o alto comando deve querer que isso aconteça e entender que esta atitude é importante para o processo de desenvolvimento da empresa ou instituição junto aos seus públicos diversos. A comunicação deve ser entendida como algo de extremo valor.

O segundo passo é CRIAR e estabelecer regras de comunicação, as quais devem ser bastantes claras para que as lideranças saibam ao certo “o que” comunicar, “quando” comunicar, “como” comunicar e “por que” comunicar. Quando as regras de comunicação não são claras há o enorme risco de a cultura de comunicação se tornar inimiga, ao invés de aliada.

Depois, torna-se necessário DEFINIR os atores do processo. Ou seja, a empresa ou instituição deve apontar de quem será a responsabilidade pela comunicação nos seus diversos níveis. Do alto comando, como CEO’S e diretores, passando pelos gerentes, supervisores, até os chefes de equipes, deve haver uma delegação de responsabilidades pela transmissão eficaz das informações.

Outra ação importante é ESCOLHER as ferramentas e canais que serão utilizados em todo o processo. De acordo com os diferentes públicos e das mensagens que serão destinadas a eles, deve haver uma definição estratégica de quais meios de comunicação serão mais assertivos e eficazes.

Finalmente, deve-se TREINAR as lideranças para que elas conheçam a fundo a cultura, a política, os processos e os meios de comunicação implantados. Além disso, as lideranças devem possuir autonomia e abertura suficientes para garantir que as informações “caminhem” de forma transparente dentro da organização. Sem que haja capacitação das lideranças para o funcionamento do processo, de nada adiantará todas as ações empreendidas anteriormente.

Toda empresa é única. Seja ela composta de uma ou mais pessoas, sempre acaba sofrendo as inúmeras consequências pela falta de uma política clara de comunicação que, muitas vezes, é a grande responsável pela disseminação de informações em discordância com a sua missão, visão e valores.  

*O conteúdo desta coluna é de responsabilidade do autor e não representa, necessariamente, a opinião do Diário de Uberlândia.